Die IT-Dienstleistungsgesellschaft mbH Emsland (im Folgenden „Verantwortlicher“ genannt) veranstaltet regelmäßig verschiedene Events, bei denen personenbezogene Daten der Teilnehmer verarbeitet werden. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Ihre Daten im Rahmen der Veranstaltungen verarbeitet werden. 

 

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

IT-Dienstleistungsgesellschaft mbH Emsland, Kaiserstraße 10b – 49809 Lingen, Tel.: 0049/ 591/ 80 76 980, E-Mail: info@it-emsland.de. 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Erden Yücel, FYNE Consulting GmbH, Seidelbastweg 25, 49808 Lingen, E-Mail: info@fyne-consulting.com  

3. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Im Rahmen der Veranstaltungen verarbeitet der Verantwortliche personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken: 

• Veranstaltungsorganisation, Zugangskontrolle und Sicherheit 

Zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs und der Sicherheit werden Anmeldedaten (z. B. Name, Vorname, Kontaktdaten) erhoben und überprüft. 

• • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen). 
  • Berechtigtes Interesse: Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Veranstaltungsdurchführung, reibungsloser Abläufe sowie Vermeidung von Sicherheitsrisiken. 

 

• Fotografische Aufnahmen 

Im Rahmen der Veranstaltungen werden Fotos und Videos angefertigt und zu Dokumentationszwecken oder für die Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht. 

• • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) oder – sofern erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). 
  • Berechtigtes Interesse: Dokumentation des Veranstaltungsgeschehens und Außendarstellung der eigenen Aktivitäten (z. B. zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit). 

 

• Erhebung von Unternehmensdaten 

Da die vom Verantwortlichen organisierten Veranstaltungen für Besucher kostenlos sind und durch Mittel des Landes, des Bundes oder anderer öffentlicher Einrichtungen finanziert werden, ist es erforderlich, bestimmte Unternehmensdaten zu erheben. Dies dient dem Nachweis, dass die mit der Finanzierung verfolgten Zielgruppen tatsächlich erreicht werden, und ermöglicht eine fortlaufende Evaluierung zur Sicherstellung zukünftiger Finanzierungsmaßnahmen.   

• • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
    

• • Berechtigtes Interesse: Nachweis der Erfüllung der Finanzierungsbedingungen zur langfristigen Sicherstellung der Veranstaltungsangebote.
    

 

• Erhebung von Teilnehmerinformationen 

Auf freiwilliger Basis werden – nach ausdrücklicher Einwilligung – Daten zur Position und Unternehmenszugehörigkeit der Besucher erhoben. Dies dient der Optimierung der Veranstaltungsangebote. 

• • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
    

 

• Kontaktaufnahme zu Evaluationszwecken 

Nach Abschluss der Veranstaltung kann der Verantwortliche Sie zu einer vertiefenden Evaluation per Fragebogen kontaktieren. Zweck dieser Befragung ist es, Rückmeldungen zum Veranstaltungsablauf und zur Qualität der angebotenen Leistungen zu erhalten, um zukünftige Veranstaltungen zu optimieren. 

• • Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
    

• • Berechtigtes Interesse: Verbesserung und Weiterentwicklung des Veranstaltungsangebots. 

 

4. Arten von Veranstaltungen und spezifische Regelungen

Der Verantwortliche unterscheidet zwei Arten von Veranstaltungen: 

• Große Veranstaltungen (z. B. Messen, Kongresse): Bei diesen Veranstaltungen wird regelmäßig davon ausgegangen, dass Fotos und Videos erstellt und veröffentlicht werden. Die Verarbeitung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen, die von ihr organisierte Veranstaltung bildlich zu dokumentieren und einer größeren Öffentlichkeit positiv darüber zu berichten. 

 

• Kleinere Veranstaltungen (z. B. Seminare, Workshops, Coachings): Bei diesen Veranstaltungen werden Fotos und Videos nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erstellt. Vor Beginn der Veranstaltung werden Sie um Ihre Zustimmung gebeten, falls eine Aufnahme gemacht werden darf. 

 

Die Rechteeinräumung an den Fotos und/oder Videos und Tonaufnahmen erfolgt ohne Vergütung und umfasst auch das Recht zur Archivierung und Bearbeitung, soweit die Bearbeitung nicht entstellend ist.  

Durch eine Verwendung im Internet können die Fotos und/oder Videos weltweit abgerufen und gespeichert werden. Entsprechende Daten können damit auch über so genannte „Suchmaschinen“ aufgefunden werden. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass andere Personen oder Unternehmen diese Bilder und/oder Videos verändern, zu anderen Zwecken nutzen oder mit weiteren im Internet verfügbaren Daten verknüpfen und ein Persönlichkeitsprofil erstellen. Über die Archivfunktion von Suchmaschinen sind die Daten zudem häufig auch dann noch abrufbar, wenn diese aus den oben genannten Internetseiten bereits entfernt oder geändert wurden.   

 

5. Veranstaltungen in Kooperation mit Dritten

Wir führen zum Teil Veranstaltungen gemeinsam mit Kooperations- oder Projektpartnern (im Folgenden „Partner“) durch. Dies können beispielsweise Veranstaltungen sein, die von unserem Partner veranstaltet werden, deren Datenverarbeitung jedoch (ganz oder teilweise) über unsere Website bzw. IT-Systeme erfolgt. 

Datenverarbeitung und Zweck 

Im Rahmen dieser gemeinsam organisierten Veranstaltungen kann es erforderlich sein, dass wir personenbezogene Daten (z. B. Anmeldedaten, Teilnehmerlisten, Kontaktdaten) an unsere Partner weitergeben, sofern dies für die Planung, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Basis eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt. 

Gemeinsame Verantwortlichkeit bzw. Auftragsverarbeitung 

Je nach konkreter Ausgestaltung der Zusammenarbeit kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO oder eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bestehen. In diesen Fällen haben wir mit den betreffenden Partnern entsprechende vertragliche Vereinbarungen geschlossen, die die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben sicherstellen. 

• • Gemeinsame Verantwortlichkeit (Art. 26 DSGVO): Liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit vor, so regeln wir mit unseren Partnern u. a., wer welche datenschutzrechtlichen Pflichten erfüllt und wie betroffene Personen ihre Rechte geltend machen können. Grundsätzlich übernehmen wir dabei insbesondere die Anmeldung, Organisation und Bewerbung der Veranstaltung, während unser Partner beispielsweise für die inhaltliche bzw. thematische Ausgestaltung und die Besetzung (z. B. Referenten, Fachexperten) zuständig ist. Je nach konkretem Event kann diese Rollenverteilung jedoch variieren. In solchen Fällen werden die jeweiligen Zuständigkeiten zwischen uns und den Partnern gesondert vereinbart.
    

• • Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO): Sofern ein Partner als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird (oder umgekehrt), stellen wir durch einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicher. 

 

Unabhängig von der konkreten Rechtsgrundlage (gemeinsame Verantwortlichkeit oder Auftragsverarbeitung) haben betroffene Personen selbstverständlich das Recht, alle ihnen gemäß DSGVO zustehenden Rechte (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch, Widerruf einer Einwilligung) auch direkt gegenüber uns geltend zu machen. Wir fungieren als Ihr zentraler Ansprechpartner und leiten entsprechende Anfragen intern bzw. an den zuständigen Partner weiter, sofern dies erforderlich ist. 

 

Sofern unsere Partner Daten für eigene Zwecke verarbeiten (z. B. eigene Teilnehmerverwaltung, Veranstaltungsdokumentation), gelten gegebenenfalls zusätzlich die jeweiligen Datenschutzhinweise des Partners. In solchen Fällen können Sie Ihre Rechte hinsichtlich dieser Datenverarbeitungen auch direkt gegenüber dem jeweiligen Partner geltend machen. 

 

6. Datenweitergabe

Der Verantwortliche gibt Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies rechtlich zulässig und für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist, beispielsweise an Dienstleister, die mit der Eventorganisation betraut sind (z. B. Einlasskontrolle, technische Ausstattungen) oder wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu gegeben haben. Im Falle einer Datenweitergabe auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrages gewährleistet der Verantwortliche durch vertragliche, technische und organisatorische Maßnahmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. 

 

7. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Dies bedeutet konkret: 

• Anmeldedaten: Diese werden nach Abschluss der Veranstaltung und der damit verbundenen Abwicklung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
  

• Fotos und Videos (berechtigtes Interesse): Diese werden für die Dauer der Öffentlichkeitsarbeit und Dokumentation gespeichert. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, solange dies mit den berechtigten Interessen des Verantwortlichen vereinbar ist. Sie können jederzeit der Nutzung Ihrer Bildaufnahmen widersprechen.
  

• Fotos und Videos (Einwilligung): Die Speicherdauer von Fotos und Videos, die auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erstellt werden, ist zeitlich unbeschränkt soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird. 

 

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht: 

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 15 DSGVO)
  

• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu beantragen (Art. 16 DSGVO)
  

• Löschung Ihrer Daten zu verlangen, wenn keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 DSGVO)
  

• Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen (Art. 18 DSGVO)
  

• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, wenn dies auf einem berechtigten Interesse beruht (Art. 21 DSGVO)
  

• Widerruf Ihrer Einwilligung, sofern Sie dieser bei der Teilnahme an der Veranstaltung zugestimmt haben (Art. 7 DSGVO) 

 

Zur Wahrnehmung dieser Rechte können Sie sich jederzeit an uns unter den oben genannten Kontaktdaten wenden. 

 

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sollten Sie der Meinung sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde des Verantwortlichen ist: 

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, Tel.: 0511/1204500, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de. 

 

10.  Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder Änderungen an den Veranstaltungen vorzunehmen. Für Ihren nächsten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Version.