E-Mail-Management

Die richtige E-Mail ist entscheidend für Ihre Service-Qualität

Wie schnell Sie auf eine E-Mail-Anfrage reagieren ist für Ihre Kunden ein wichtiges Indiz für Ihre Service-Qualität. Legen Sie deshalb organisatorische Regeln in Ihrem Unternehmen fest, nach denen E-Mails beantwortet werden und machen Sie diese Ihren Mitarbeitern zugänglich. Idealerweise reagieren Sie auf Anfragen innerhalb von 24 Stunden, mindestens aber innerhalb von drei Tagen. Sorgen Sie dafür, dass bei Abwesenheit von Mitarbeitern Vertretungen die Beantwortung von E-Mails übernehmen oder eine Abwesenheitsnotiz darüber Auskunft gibt, wann Ihr Mitarbeiter zurück ist. Die Beantwortung von E-Mails ist in der Regel ein großer Zeit- und damit Stressfaktor im Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter. Erleichtern Sie ihnen diese Arbeit, indem Sie durch Schulungen sicherstellen, dass jeder sein E-Mail-Programm effizient und in vollem Umfang nutzen kann.

Eine geschäftliche E-Mail ist ein Geschäftsbrief – mit allen Erfordernissen

Seit dem 1. Januar 2007 gelten für geschäftliche E-Mails die gleichen Vorschriften wie für Geschäftsbriefe. Die Signatur einer E-Mail muss damit den Namen des Geschäftsführers bzw. des Aufsichtsratsvorsitzenden sowie der anderen Vorstandsmitglieder, Firma und Rechtsformzusatz, Unternehmenssitz, zuständiges Handelsregister und die Handelsregisternummer enthalten. Zudem erleichtern Sie Ihren Geschäftspartnern die Korrespondenz, wenn Sie die Signatur als Visitenkarte nutzen. Dennoch sollten Sie sich möglichst kurz fassen und nur prägnante und wichtige Informationen über die Signatur übermitteln.

Archivierung ist notwendig – und erleichtert Ihre Arbeit

Neben den formalen Anforderungen an die E-Mail selbst bedeutet der Status als Geschäftsbrief, dass geschäftliche E-Mails der allgemeinen Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB unterliegen. Bereits seit dem 1. Januar 2002 sind steuerlich relevante E-Mails elektronisch zu archivieren – eine gemischte Archivierung in elektronischer und Papierform reicht nicht aus. Installieren Sie daher ein geeignetes Archivierungssystem, das einen schnellen Zugriff auf alle wichtigen E-Mails ermöglicht. Damit entgehen Sie nicht nur rechtlichen, sondern auch Speicherproblemen: Ein Posteingang stößt schnell an seine Grenzen, ein anderer Speicherort verschlankt damit auch das E-Mail-Management Ihrer Mitarbeiter. Datenschutz ist dabei allerdings wie so oft ein wichtiges Thema: Wenn ein Programm E-Mails zwecks Archivierung scannt, müssen die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeiter gewahrt bleiben. Sorgen Sie dafür, dass private und geschäftliche E-Mails in Ihrem Unternehmen klar getrennt werden.

Gute Organisation in Ihrem E-Mail-Management bedeutet vielerlei Vorteile für Sie: Die Kommunikation Ihres Unternehmens wird besser strukturiert und vereinheitlicht und Sie schützen sich vor rechtlichen Fallstricken.
Hintergrundinformationen, Orientierungshilfen und Check-Listen zum Thema hat das NEG unter www.emr.zetis.de bereitgestellt. Oder nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gern!

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